掃描只是第一步：為您的數位文件打造一套歸檔系統
別再被雜亂無章的掃描檔案淹沒。學習如何將成堆的數位收據和發票，轉化為井然有序、可隨時搜尋的資料庫，並用資料夾和表格輕鬆管理。
您可能有一台掃描器，或僅僅用手機拍照。那些曾經堆滿桌面的紙本收據、發票和表單，現在則塞滿了您電腦裡的某個資料夾。這看似進步，但當您需要找出三個月前的一筆開銷時，卻又回到了原點：逐一打開數十個名為 scan_2024-08-17.jpg 的檔案。
問題不在於數位化本身，而是缺乏一套管理這些數位複本的系統。一個裝滿圖片的資料夾，終究只是一堆數位廢紙。若要讓這些資料發揮作用，就必須經過擷取、結構化，並變得易於查找。它們需要一個真正的歸宿。
一個結構化的工作空間是這樣運作的。您可以直接操作下方的範例，看看擷取出的資料如何與原始文件緊密連結，完全不需上傳任何檔案。
Each value with a box carries a verified on-page location — bbox + 4-point vertices + match_ratio — on a 0–1000 normalized grid (0,0 top-left → 1000,1000 bottom-right), the same shape the live API returns. Hover a field to trace it back to the pixels it came from.
解決方案是，不要將掃描檔視為獨立的檔案，而是把它們當作您可掌控的資料庫中的一筆筆條目。在 space-ocr 中，您的工作空間是由您自行建立的資料夾和表格組成的簡單樹狀結構。您可以為每位客戶建立一個資料夾，或為每個會計季度建立一個。這就是您的數位檔案櫃。
在資料夾中，您可以建立一張「表格」(Sheet)。您可以把它想像成針對特定文件類型設計的試算表範本。例如，為收據建立的表格，您可能會定義「店家名稱」、「日期」和「總金額」等欄位。這個設定只需進行一次。此後，您拖曳到這張表格的每一張收據，都會被自動處理，擷取出的資料會成為一個井然有序的新橫列。
這套方法將混亂的流程轉變為例行公事。一百張收據不再是一百個需要管理的檔案，而是一張表格中的一百筆資料。您甚至可以放入多頁的 PDF 檔，每一頁都會成為獨立的一筆資料。
當然，自動擷取的結果必須值得信賴。如果系統將總金額讀取為 2,045，您如何確定它是正確的？只需點擊該儲存格，工具會立刻在原始文件影像上，突顯出它找到該數字的確切位置，讓您親眼確認。如果發現錯誤，您可以直接在儲存格中輸入來修正。您手動輸入的內容將永遠覆蓋 OCR 自動辨識的值。
每一筆擷取出的數值，都有頁面上的稽核軌跡作為佐證。系統的語言模型會建議文字內容，但最終的座標位置，是透過逐字比對頁面上的 OCR 符號來確定的。每個數值都會得到一個 match_ratio 分數；0.85 或以上代表高度可信的比對結果。這個交叉驗證的步驟，確保了位置資料是基於原始圖像，而非僅僅是大型語言模型的猜測。
此系統的設計考量到實用性，定價策略也反映了這一點。我們採用簡單的按量付費模式，每張掃描影像收費 $0.05。您每個月的前 100 次掃描皆為免費，且若 OCR 掃描因任何原因失敗，我們不會收取任何費用。瀏覽資料夾、檢視表格或匯出資料也完全免費。
對於用量較大的使用者，我們提供固定費率的方案。免費方案包含 3 張表格和 1 GB 的儲存空間。入門方案則擴充至 10 張表格和 10 GB 儲存空間，約可處理每月 400 次掃描。而專業方案提供無限的表格、100 GB 儲存空間，以及每月約 1,100 次的掃描額度。
- 建立您的第一個資料夾在您的工作空間中，建立一個新資料夾。您可以根據客戶、專案或時間區間（如「第三季發票」）來命名。
- 建立一張表格在資料夾內，建立一張新的「表格」(Sheet)。它將用來存放特定類型的文件，例如收據或工單。
- 定義您需要的欄位設定您想要擷取的資料欄位。例如，對於發票表格，您可以新增「供應商」、「發票號碼」、「日期」和「總金額」。
- 上傳您的文件將您的掃描影像或 PDF 檔拖曳到表格上。每個檔案都將被處理，並以填好欄位的新橫列形式出現。
- 驗證擷取的數值點擊新橫列中的任何儲存格。原始文件的影像將會出現，並突顯對應的區域，讓您能立即驗證擷取的資料。
- 快速找到您要的資料使用頂端的主搜尋列來尋找任何文件。只需輸入供應商名稱或發票號碼，系統就會直接帶您到正確的表格與儲存格。