スキャナーの先へ：デジタル書類を体系的に整理するシステム

スキャナーやスマートフォンのカメラは便利です。かつて机の上を占領していた紙のレシートや請求書、各種フォームは、今やコンピュータのフォルダに収まっています。一歩前進したように見えますが、3ヶ月前のあの経費を探し出したいと思ったとき、結局はscan_2024-08-17.jpgのような名前のファイルを何十個も開いて探す羽目になり、振り出しに戻ってしまいます。

問題は、紙をデジタル化すること自体ではありません。デジタル化されたコピーを管理するシステムがないことです。画像ファイルがただ溜まっているフォルダは、デジタルの紙の山に過ぎません。データを本当に役立てるには、抽出し、構造化し、見つけられるようにする必要があります。データには「置き場所」が必要なのです。

解決策は、スキャンデータを個別のファイルとしてではなく、自分で管理するデータベースの項目として扱うことです。space-ocr のワークスペースは、自分で作るフォルダのツリーです。クライアントごと、四半期ごと、業務のかたちに合わせて切れます。あなただけのファイリングキャビネットであり、中に入るのはシートだけではありません。シート、ドキュメント束、メモ、そしてアップロードした画像そのものが、同じツリーに並びます。

フォルダの中には「シート」を作成します。特定の書類種別に対して列構成を一度だけ定義しておく表です。例えばレシート用なら、「店舗名」「日付」「合計金額」といった列を定義します。この作業は一度だけ。その後は、このシートにレシートをドラッグするたびに自動的に処理され、抽出されたデータが整理された新しい行として追加されていきます。

表に収まらない書類もあります。契約書、報告書、数ページにわたる通知——列に押し込むと、本来読みたかった部分が失われます。そうした書類は「ドキュメント束」として保存します。見出しや表の構造を残すなら markdown モード、本文を読み順のまま取り出すなら text モードです。アップロードしたページは束の中に積み上がり、書類自体には書かれていない経緯はメモとして隣に置けます。

同じツリーはコードからも読めます。GET /space はツリーを辿り、パスと深さを渡すと配下の項目と種別が返ります。GET /view は項目ひとつを読み出し、シートなら値・座標・検証結果を持つ行が、束ならページが返ります。シートの絞り込みはサーバー側で走るので、where で条件、sort で並び順、select で列、limit と offset でページ送りを指定でき、シート全体を取り寄せる必要はありません。どちらの呼び出しもクレジットを消費しません。

これにより、混沌としたプロセスが日々のルーティンに変わります。100枚のレシートも、管理すべき100個のファイルではなく、一貫した単一のテーブルにある100行のデータになるのです。複数ページのPDFをドロップすれば、各ページがそれぞれ別の行として追加されます。

もちろん、自動抽出には信頼性が不可欠です。システムが合計金額を「2,045」と読み取ったとして、それが正しいとどうやって確認できるでしょうか？そのセルをクリックしてみてください。ツールが元のドキュメント画像のどこからその数字を見つけたのか、該当箇所を即座にハイライト表示します。ご自身の目で確認できるのです。もし間違いを見つけたら、セルに直接入力して修正できます。手動で入力した値は、常にOCRの値を上書きします。

このシステムは実用性を重視して作られており、それは料金体系にも反映されています。スキャン画像1枚あたり¥10のシンプルな従量課金制です。毎月最初の100スキャンは無料で、何らかの理由でOCRスキャンが失敗した場合は料金はかかりません。フォルダの閲覧やシートの表示に追加料金は発生せず、API経由での参照も同じく無料です。差が出るのはエクスポートです。CSVのダウンロードは、無料プランと従量課金では1クレジット（スキャン1枚と同じ単位）を消費し、StarterとProの各プランでは無料。すでに書き出したのと同じデータの再ダウンロードは、どのプランでも課金されません。

より定期的にご利用になる方向けに、定額プランもご用意しています。無料プランには3シートと1GBのストレージが含まれます。スタータープランは最大15シート、10GBのストレージ、月500スキャン（プラン分400に無料分100を加えた数）まで拡張され、プロプランでは無制限のシート、100GBのストレージ、月間約1,100スキャンをご利用いただけます。